Woensdagavond keek ik weer met verwondering naar Zembla. Laat ik vooropstellen dat ik een aantal uitspraken tendentieus vind en iets te eenvoudig voorgesteld. De boodschap is echter duidelijk: grote miljoenen euro-verslindende IT-projecten die uiteindelijk niets opleveren. Ontwikkelaars zonder feeling met de wereld van hun gebruikers. Complexe systemen waar een jaar aan wordt gebouwd zonder dat iemand iets ziet. En zo complex, met zoveel snel bij elkaar gehaalde ontwikkelaars, dat het eindigt in “Spaghetticode”.
Het moet en het kan anders.
Drijfveren en aanpak
Twee twitterberichten bevestigden mijn visie. @evakloosterman schreef Capgemini bouwt voor UWV een falend systeem voor 270 mln. Vervolgens levert een klein bedrijfje voor 4 mln werkende software #zembla #manman en @harrydord schreef Het is zó simpel: Capgemini is beursgenoteerd en wil tevreden aandeelhouders. Klein bedrijf wil tevreden klanten. De drijfveren van de betrokkenen en de manier waarop je projecten aanpakt bepalen de uitkomst. Daar liggen de kansen. Van het succes daarvan zijn ook bewijzen te vinden.
In de eerste plaats is het van evident belang dat iedere betrokkene de volgende vragen kan beantwoorden: “Voor wie doe je het eigenlijk? Voor wie ben ik aan het werk en met welk doel?”
Belangen
Grote organisaties hebben aandeelhouders, topmanagers, riskmanagers, en noem maar op, die allemaal tevreden gehouden moeten worden. De belangen zijn groot en zijn soms ook groter dan het belang van de klant. De afstand tussen deze belangenpartijen en de klant is groot. Daarbij krijgt ook de ontwikkelaar uit India, die een jaar lang in een watervalproject aan een systeem werkt op basis van ontwerpen, gewoonweg geen binding met de organisatie waarvoor hij het systeem bouwt. Hij heeft hooguit binding met zijn eigen organisatie, die stuurt op efficiency en kosten. Op zich ook logisch, want dat was tenslotte de primaire reden om voor offshore te kiezen.
Kleinere organisaties zijn per definitie slagvaardiger, flexibeler en vooral afhankelijker van een goed resultaat voor de klant. Dat is zijn referentie. Eigenaren en/of directies zijn bij deze bedrijven direct betrokken. Ze voelen en nemen verantwoordelijkheid voor het resultaat bij de klant. Er is het besef dat het eigen financieel resultaat het gevolg is van goed werk dat je voor je klanten doet. Het is geen doel op zich.
Glazen bol
Anders kan het ook in de wijze waarop je naar je doel toewerkt. Systemen en ontwerpen die niet meer door één persoon te overzien zijn, zijn gedoemd te mislukken. Als je alles van te voren precies weet en exact en eenduidig weet te beschrijven, mooi gecompartimenteerd met de juiste koppelvlakken, dan kun je in theorie onafhankelijk van elkaar, in grote groepen, werken aan één systeem uit vele stukken dat aan het eind naadloos in elkaar past. Maar dan heb je een glazen bol nodig.
In de praktijk werken we echter met modellen, vereenvoudigde weergaven van de werkelijkheid, omdat de werkelijkheid te complex is. Maar ontwerpen in schema’s en taal zijn bijna altijd ambigue en technische mogelijkheden wijken af van functionele wensen, of van de wijze waarop deze in iteratieve slagen zijn gespecificeerd.
Samen richting kiezen en stapjes nemen
De Pavlov-reactie die optreedt bij risico en complexiteit is in veel gevallen nog meer specificeren, nog meer garanties vragen, boetebedingen opleggen en zo veel mogelijk vooraf organiseren. Ik vind dat de complexiteit en de risico’s daarmee alleen maar worden verhoogd. Er komt extra druk om te doen wat is gevraagd en gespecificeerd, waarbij niet meer wordt gekeken naar wat nu nodig is. Het is de klassieke klant-leverancier verhouding.
Belangen van partners liggen altijd in lijn met elkaar. Je gaat samen voor resultaat. Je plukt samen de vruchten en verwerkt samen de pijn. Dan is er ook een incentive om samen oplossingen voor problemen te bedenken. Het doel is niet om netjes binnen de lijntjes van een contract te blijven, maar om de boel vlot te trekken, om verder te komen. Je voert geen discussie over schuld, maar over de meest effectieve en efficiënte manier om ‘back on track’ te komen.
Agile en de realiteit
Ook wil je je project zo aanpakken dat je bij voorbaat niet in de hierboven beschreven positie terechtkomt. Het Agile gedachtengoed past uitstekend in een omgeving met complexe veranderingen. Je wordt gedwongen om je transformatie op te delen in kleine stappen. Zo kom je zo snel mogelijk tot deelresultaten die op zichzelf klaar zijn om in gebruik te nemen. Er is continu contact tussen degene die weet wat hij wil en nodig heeft, en de mensen die dat voor hem realiseren.
En ik hoor u denken: alles in één keer volgens één masterplan goed bouwen is toch sneller en goedkoper dan via tussenstapjes? Waarbij je bij volgende stappen of bij de aansluiting van gerealiseerde delen zaken moet herzien? Dat is op de tekentafel of in een spreadsheet inderdaad zo. Maar ik durf te beweren dat het in de praktijk vaak beter is om enige in-efficiency te accepteren. Want door kleine stappen te nemen, reduceer je de complexiteit en bereik je een beter resultaat. Wanneer je moeilijke situaties en grote uitdagingen stap-voor-stap aanpakt, vanuit een visie op het uiteindelijk doel en een richting waarin je met elkaar verder en verder voortbeweegt, dan kom je ergens. Misschien niet altijd waar je op voorhand dacht uit te moeten komen, maar juist waar je wilt zijn. Omdat je onderweg de kans hebt om bij te sturen en te herijken. Niets is tenslotte zo dynamisch als een complexe verandering in een altijd veranderende omgeving.
Het moet en het kan anders
Werk dus alleen samen met een organisatie die zijn verantwoordelijkheid neemt. Een organisatie die gericht is op het bereiken van het gezamenlijk doel, niet slechts op het bereiken van allerlei eigen KPI’s. En kies een aanpak die recht doet aan de complexiteit waarmee u te maken heeft.
Verandering is richting kiezen en samen stapjes nemen, telkens verder vooruit.
Ontwikkel daartoe een visie, kies een richting en ga stap-voor-stap de uitdaging aan. Sta vooral ook af en toe stil en kijk om je heen. Ben je nog op de goede weg? Is iedereen nog aangesloten? Denk na over de volgende stap en zet hem dan ook direct. Als het kleine stappen zijn, blijft het beheersbaar. Niemand kan de toekomst voorspellen. Kijk vooruit, maar let ook op wat er vlak voor je voeten gebeurt. Zo struikel je niet en kom je stap voor stap steeds verder vooruit.
