De business case voor vervanging van maatwerksoftware

IT-projecten rond maatwerk software voldoen vaak niet aan de financiële verwachtingen. Niet zelden is een voorname oorzaak dat naast de functionele uitbreidingen waar de business case en het budget op gebaseerd zijn, ook een flinke technische inhaalslag moet worden gemaakt die niet expliciet in de begroting is opgenomen.

Vervanging van maatwerksoftware drukt zwaar op de begroting, waardoor uitstellen vaak makkelijker is dan vervanging. Ik verbaas me hier over, want het is toch bekend dat maatwerksoftware een eindige levensduur heeft? Dit geldt voor de economische gronden zoals snelheid en gebruikersvriendelijkheid, maar ook zeker uit technische overwegingen zoals ondersteunde hardware en compatibiliteit met Operating System. Maar qua budgettering lijkt het toch vaak onverwacht, waardoor de business case voor de vervanging moeilijk te maken is.

Aanschaf en vervanging van machines

Als een fabriek een grote machine aanschaft, dan is het ‘usance’ om de machine als kapitaalgoed bij de activa op de balans op te nemen en een jaarlijkse afschrijving te doen. Deze periode is de kortste van de technische en de economische levensduur. Naast de operationele kosten van het reguliere onderhoud zijn daarmee de investeringskosten ook geoperationaliseerd: de maandelijkse kosten inclusief afschrijving omvatten een deel van kosten van de machine.

Als de machine tijdens de implementatie op maat moet worden gemaakt om te passen in de fysieke ruimte en binnen het bedrijfsproces, worden ook deze kosten geactiveerd. En als er geen standaard-machine beschikbaar is voor de situatie van het bedrijf dan kan er zelf een machine ontworpen en gebouwd worden – precies op maat. De kosten van de bouw van deze machine zijn vergelijkbaar met de aanschafkosten van een ‘commercial off the shelf’ systeem en worden ook geactiveerd op de balans en via afschrijvingen geoperationaliseerd. De afschrijvingen kunnen worden beschouwd als terugbetaling op een lening die is verkregen – intern of extern – om de aanschaf te doen. Of ze kunnen worden gezien als een spaarpot voor het gaan doen van de vervanging.

Als er in de fabriek en zijn omgeving niets verandert, vervangt het de machine aan het eind van de afschrijvingsperiode zonder wijziging in het kostenpatroon. Als de nieuwe machine goedkoper of duurder is of de levensduur is anders, worden de maandelijkse afschrijvingen hoger of lager. Er is in elk geval geen ingewikkelde exercitie nodig om budgetten vrij te maken voor de vervanging. Er is geen sprake van een verrassing waarop de organisatie niet is voorbereid.

Het kan zijn dat er wel veranderingen zijn – waardoor een tussentijdse vervanging van de machine wordt overwogen. Door nieuwe regelgeving (bijvoorbeeld op ARBO-gebied of met betrekking tot milieu), een veranderde marktsituatie, een gewijzigde inrichting van het bedrijfsproces, nieuw ontwikkelde diensten, stijgende kosten van energie of onderhoudsmiddelen of schaarser wordende kennis kan er een business case zijn om voor het einde van verwachte levensduur de machine te vervangen. Deze business case wordt geleid door concrete business wensen en kansen en kan maar gedeeltelijk gebaseerd zijn op de waarde van de afschrijvingen.

En nu: Maatwerk Software

Voor software zou bovenstaand verhaal ook van toepassing moeten zijn. Een project voor de realisatie van een nieuw maatwerksysteem is soms een expliciete ‘as-is’ vervanging van een bestaande oplossing en is ook in veel andere gevallen op zijn minst gedeeltelijk bedoeld ter vervanging van bestaande systemen. Hoewel deze projecten dus, net als de machines uit de fabriek, gefinancierd zouden moeten kunnen worden uit de afschrijvingen, moeten voor het IT project vaak volledig nieuwe budgetten worden vrijgemaakt. Alsof er sprake is van een eenmalige, onverwachte uitgave waar geen fondsen voor beschikbaar zijn.

Doordat de overgang van ‘CAPEX’ naar ‘OPEX’ op basis van cloud-diensten een actueel gespreksonderwerp is, lijkt het misschien raar en tegendraads om te pleiten voor het behandelen van maatwerksoftware componenten als een kapitaalgoed. Het punt is: maatwerksoftware is een kapitaalgoed en vertegenwoordigt meestal een omvangrijke investering. En door het als zodanig te onderkennen, ontstaat juist inzicht in de operationele kosten. Via de afschrijvingen op het kapitaalgoed ontstaat de budgettaire ruimte om de maatwerk software te vervangen.

Ik zie vaak dat een business case voor waardevolle nieuwe functionaliteit wordt aangegrepen als aanleiding voor achterstallig onderhoud op of zelfs een volledige vervanging van een maatwerk applicatie. De business case zou wel de kosten voor de nieuwe functies moeten kunnen dragen, maar zou in mijn visie niet het budget moeten fourneren voor de complete vervanging. Helaas is vaak nagelaten de middelen voor vervanging te reserveren. Ik geef hierbij een paar richtlijnen die organisaties met grote belangen in maatwerk software – of aangepaste COTS software en eigenlijk ook met pure standaard pakketten – zouden kunnen overwegen:

• Beschouw software die een cruciaal onderdeel vormt van de bedrijfsvoering en/of waar een substantiële investering voor is gedaan als kapitaalgoed. Dit betekent activering op de balans en hanteren van afschrijvingsschema’s, gebaseerd op de verwachte levensduur.
• Realiseer je dat de investering in maatwerk-software niet alleen de kosten voor software licenties voor tools en generieke componenten en de kosten voor ontwikkeling omvat. Maar óók de kosten voor het opbouwen van de kennis van de gebruikte technologie voor beheer en onderhoud en het inrichten van een beheer-organisatie.
• Maak kosten voor het gebruik van software systemen inzichtelijk; met inzicht in de maandelijkse kosten kun je de lasten doorberekenen en kun je de economische levensduur bepalen. Ook ontstaat inzicht dat bij het opstellen van business cases voor vernieuwing en vervanging kan worden ingezet; deze kosten omvatten naast de afschrijving op de initiële investering en de kosten voor fixes en changes ook de kosten voor het op peil houden van de technische infrastructuur.
• Houd rekening met de kosten voor het op peil houden van de technische infrastructuur en de kennis bij betrokken medewerkers. Met het schaarser worden van kennis van verouderende technologie lopen deze kosten vaak op.
• Inventariseer ook risico’s en druk deze zo mogelijk ook in geld uit. Verouderde technologische componenten leveren risico’s op qua beveiliging, compliance, ondersteuning en beschikbare kennis. Deze risico’s vragen tegenmaatregelen die geld kosten.

Van kosten naar investering

Het is waardevol de vergelijking van maatwerk-software met het machinepark regelmatig te maken als gedachtenexercitie. Als het gaat om concrete machines lijkt het makkelijker te denken in termen van investering, afschrijving, levensduur, business case en vervanging dan als we spreken of zoiets ongrijpbaars als software.

Kortom, activeer je investeringen in software en de daaraan gekoppelde implementatiekosten op de balans. Doe regelmatig een herwaardering of herijking van de systemen en volg een afschrijvingsschema. Zo voorkom je dat inspanningen voor onderhoud en vernieuwing als onverwachte en ongebudgetteerde kosten worden ervaren. En zo zorg je ervoor dat de business case voor nieuwe functionaliteit zuiver blijft en de investeringsbeslissing goed afgewogen kan worden genomen.

Zie ook het artikel Activering van zelfontwikkelde software en websites in jaarrekeningen van Nederlandse ondernemingen (http://www.compact.nl/artikelen/C-2003-2-Ginkel.htm) van Drs. R.M. van Ginkel RA ✝ en Drs. A.J. van de Munt RA over de fiscale en boekhoudkundige overwegingen rond de activering van maatwerk software.