Een van de eerste dingen die ik doe als zaterdag de krant wordt bezorgd, is de column van Ben Tiggelaar lezen. Een paar weken geleden schreef Ben over de rituelen van succesvolle mensen. Veel mensen die excelleren op gebieden waar creativiteit en denkvermogen wordt gevraagd, blijken baat te hebben bij dagelijkse rituelen en structuur. Vaak gewone, soms zelfs saaie bezigheden die onderdeel van zijn hun patroon dat dag in dag uit hetzelfde is.
Ik herken dit fenomeen ook bij het werken met Scrum en ik ben ervan overtuigd dat het een van de succesfactoren is. Een groot deel van het Scrum-proces is altijd hetzelfde en wordt een ingesleten gewoonte. Iedere dag een Stand-Up om 10:00, iedere twee weken op donderdag de Sprintwissel, de refinementsessies op dinsdag- en vrijdagmiddag.
De juiste dingen doen
Ook het kiezen van datgene wát er gedaan moet worden is een aspect dat iedere twee weken terugkomt. Scrum heeft als doel alleen díe dingen te doen die de hoogste toegevoegde waarde hebben voor een organisatie. De Product Owner is degene die hierover beslist.
De kracht van Scrum in kleine organisaties
Bij kleinere organisaties werkt een Scrum team voor een Product Owner die als persoon op C-level verantwoording draagt. In die organisaties zie je dat de kracht van Scrum als vanzelf heel goed tot zijn recht komt. In zijn afweging wat er van de Product Backlog daadwerkelijk in een volgende sprint gerealiseerd gaat worden, neemt de Product Owner het actuele wel en wee van zijn organisatie mee. Hij kiest welke functionaliteit of welke voorziening het beste aansluit bij de huidige actualiteit én waar de organisatie naar toe wil. Iedere twee weken maakt hij die afweging opnieuw.
En in grote organisaties?
Bij grotere organisaties gaat het anders.
- Er zijn vrijwel altijd meerdere teams of groepen die Agile werken.
- Daarbij wordt de rol van Product Owner ingevuld door mensen ónder C-level, denk aan middle managers, projectleiders of domeinexperts.
- Binnen deze grotere organisaties twijfelen werknemers vaker of hun bedrijf wel aandacht heeft voor de goede dingen. Dit wordt vooral bij het koffiezetapparaat besproken.
Natuurlijk, dat is een open deur: “Meer mensen dus ook meer meningen”. Maar is dat de enige verklaring?
Ik denk van niet. Want vrijwel altijd hebben al die verschillende Product Owners, of het nu middle managers, projectleiders of domein experts zijn – hun mandaat van C-level gekregen in de vorm van een budget voor een bepaald thema of doel. Dit budget is dus gekoppeld aan dat specifieke thema of doel, maar hoe vaak worden die budgetten opnieuw beoordeeld? Één, hooguit twee keer per jaar. Dat is helemaal niet wat Scrum voorstaat. Er gebeurt zoveel in die tussenliggende periode dat de kans groot is dat het C-level op basis van actuele kennis een andere beslissing zou nemen. Daarom kunnen de mensen op de werkvloer op basis van hun gevoel over wat nu belangrijk is, de projectactiviteiten inderdaad niet goed plaatsen.
Rituelen
Ik ben benieuwd wat er gaat gebeuren als het C-level bijvoorbeeld iedere vier weken afstemt aan welke doelen/thema’s (projecten) er middelen ter beschikking worden gesteld. Afwegen wat de komende maand het belangrijkste is, met zowel de korte maar zeker ook de lange termijn doelen. Dat is niet makkelijk, hoor ik u denken, als je weet hoeveel moeite het kost om de jaarlijkse budgetcyclus tijdig rond te krijgen. Maar, en dan kom ik weer terug bij belang van rituelen voor succesvolle mensen, als je dit soort processen vaak doet, wordt de vorm een gewoonte en kun je je energie en intellect wijden aan de inhoud: het nemen van creatieve en inhoudelijke goede beslissingen, wat brengt ons verder, wat niet. En hoe vaker je dit doet, hoe beter je er in wordt. Dat is een hoopvol voortuitzicht.
